Ondanks dat er sprake is van samenhang en wederzijdse beïnvloeding, worden interne en externe bedrijfscommunicatie vaak apart beschouwd. Daarbij wordt er wel steeds meer beseft dat er beleidsmatig afstemming moet zijn om de efficiëntie en de effectiviteit optimaal te krijgen.
In externe bedrijfscommunicatie staat het begrip imago centraal. Bedrijven en instellingen zijn zich er steeds meer van bewust dat een positief imago zeer belangrijk is voor bijvoorbeeld afnemers, klanten, banken en (toekomstig) personeel. Strategisch management op het gebied van bedrijfscommunicatie heeft daarom zijn plaats ruimschoots verworven.
Het imago van een bedrijf of instituut wordt niet alleen bepaald door bijvoorbeeld logo’s, mission statements en huisstijlen, maar is ook een afspiegeling van de identiteit en de cultuur. Bij de twee laatstgenoemden speelt de kwaliteit van bepaalde aspecten van de interne communicatie een belangrijke rol.
Ook bij interne communicatie draait het om efficiëntie en effectiviteit, en wel op twee gebieden:
- Taakinformatie: de informatie die nodig is om bijvoorbeeld de productie optimaal te laten verlopen.
- Procesinformatie: naast de informatie die er voor zorgt dat alle betrokkenen geïnformeerd zijn, zorgt de procesinformatie ervoor dat mensen gemotiveerd en betrokken zijn. Bovendien is de kwaliteit en de toon van de taakinformatie zeer bepalend voor de bedrijfscultuur.
De kwaliteit van de communicatie is een cruciale factor bij de realisatie van beleidsdoelen. Arbeidsmotivatie en communicatie zijn onlosmakelijk verbonden.
Wanneer bijvoorbeeld een veranderingsproces binnen een organisatie op gang gebracht moet worden, bestaat alleen een goede kans van slagen wanneer er vanuit het perspectief van de totale externe- en interne communicatie wordt geopereerd. Uiteraard is dan de tweede stap efficiëntie en effectiviteit.
Belangrijk is ook te realiseren dat de rol van het menselijk gedrag bij bedrijfskundige vraagstukken in opleidingen uitgebreid wordt belicht, maar vaak wordt onderbelicht waar het gaat om de menselijke factor in het via communicatie realiseren van beleidsdoelen. Benadering vanuit het basismodel werpt hier vrucht af.
zender —> boodschap —> ontvanger
De zender moet geaccepteerd worden; optimaal afstemmen op de ontvanger is een noodzakelijke voorwaarde. Publiekgerichtheid is het toverwoord in communicatie.
De boodschap moet afgestemd zijn op het doel, waarbij een goede verhouding moeten worden gevonden tussen het informatieve en het appellerende aspect van de boodschap. Een en ander dient bovendien zo verpakt te zijn dat de relatie tussen zender en ontvanger optimaal blijft.
Bij een niet optimale relatie verloopt de informatieoverdracht zeer moeizaam, laat staan dat mensen (intrinsiek) gemotiveerd raken om mee te denken en te werken. Hier geldt nadrukkelijk het spreekwoord dat het met kwade honden slecht hazen vangen is.
Concrete zaken als afspraken, voorschriften, procedures en voorlichting moeten in bovengeschetste context staan.
Werkgevers en werknemers moeten niet alleen vertrouwd zijn met het communicatiemodel en met de fenomenen externe- en interne communicatie; zij dienen ook op de hoogte te zijn van alle mogelijke media en communicatiekanalen binnen een instelling of bedrijf.
Last but not least moeten zij vooral ook hun communicatieve vaardigheden te ontwikkelen. Vanuit alle functies moet men het hebben van wapens als geloofwaardigheid en overtuigingskracht.
Uiteraard spelen bedrijfskundige en financiële argumenten een cruciale rol, maar ook hier geldt dat de wijze waarop die argumenten ‘gecommuniceerd’ worden vaak van doorslaggevend belang is.
Vanuit het feit dat beter leren communiceren niet een zaak van kennen maar van kunnen en zijn is, en dat slechts oefening kunst baart, moet je – net als bijvoorbeeld bij sport of in de muziek – flink aan de slag om beter te worden. Na kennis te hebben gemaakt met de theorie achter bijvoorbeeld rapporteren, werkoverleg en presenteren is een actieve rol in het mondeling en schriftelijk presenteren van boodschappen, waarbij liefst ook nog rekening gehouden wordt met alle relevante aspecten van (bedrijfs)communicatie, noodzakelijk.
Ten slotte is het wellicht nuttig in het achterhoofd te houden dat bedrijven en instellingen miljoenen investeren in hun manier van communiceren met de buitenwereld. Vanuit het besef dat je ook als mens bestaat bij de gratie van communicatie lijkt een investering in jezelf voor de hand te liggen. Zie hiervoor de link Persoonlijke communicatie en bijvoorbeeld de informatie onder de link Onderhandelen.