Vergaderen

Een vergadering begint pas na afloop. Dan moeten de besluiten worden uitgevoerd. Na afloop gaan mensen op basis van de genomen beslissingen aan het werk. De voorbereiding en de vergadering zelf moeten in dit teken staan.

Uiteraard moet de inhoud van de uitkomsten van de agendapunten voor alle betrokkenen helder zijn, maar minstens zo belangrijk is het dat de aanwezigen intrinsiek gemotiveerd zijn geraakt om aan de slag te gaan. Sfeer en betrokkenheid moeten hand in hand gaan met structuur en inhoud. Een goede voorzitter heeft oog voor het product en het proces.

Het product:
– onderwerp en doel toelichten
– vragen stellen
– verduidelijken
– tussentijds samenvatten
– sub-conclusies trekken en vastleggen
– resultaten vastleggen

Het proces:
– ruimte geven
– aanmoedigen
– waardering geven
– sfeer bewaken
– betrokkenheid realiseren
– gedrag corrigeren

De voorzitter zorgt er tijdens zijn voorbereiding voor dat alle deelnemers ruim van tevoren een agenda en de bij de agendapunten horende stukken ontvangen. Ook stuurt hij de conceptnotulen van de vorige vergadering mee.

Een goede agenda voorkomt ellenlang vergaderen, een rommelige sfeer en onnodige conflicten. Een professionele agenda bevat daarom meer dan de volgende vaste onderdelen:

Opening/Agenda

Notulen (redactie en naar aanleiding van)

Mededelingen / Ingekomen stukken

Agendapunt 1

Agendapunt 2

etc.

Wat verder ter tafel komt (wvttk)

Rondvraag

Sluiting

Een professionele agenda vermeldt niet alleen het onderwerp bij het agendapunt, maar ook hoeveel tijd eraan besteed wordt. Heel belangrijk is bovendien te vermelden wat het doel van elk agendapunt is. Een beeldvormend agendapunt is heel iets anders dan een agendapunt waar knopen moeten worden doorgehakt. Oordeelsvormend vergaderen vergt een andere benadering dan taken verdelen. Ten slotte kan per agendapunt summier de werkwijze worden aangegeven. Alle betrokkenen weten nu waar het over gaat, wat daarvan het doel is, hoe het wordt aangepakt en hoeveel tijd er beschikbaar is. Door tussentijds hieraan te herinneren blijft de vergadering in alle opzichten op koers.

Besluiten moeten inhoudelijk zijn onderbouwd en alle aanwezigen moeten hun argumenten kunnen inbrengen. Zowel voor het proces als voor de inhoud is een stemprocedure daarom een slechte keus. De kunst is alle argumenten te verzamelen en hiërarchie aan te brengen. Dan begint het wegen van de voors en tegens. Dit wordt soms bijna letterlijk gedaan door aan de argumenten met hulp van alle betrokkenen een gewicht toe te kennen en de argumenten over een getekende balans te verdelen. De inhoud bepaalt dan de uitkomst en niet willekeurig stemgedrag. Uitgesloten wordt dat mensen op basis van eigen belangen of eigen emoties stemmen.

Edward de Bono is beroemd geworden met een geheel eigen visie op vergaderen:

“The Bono’s basic idea is to break away from the traditional thinking processes that have ruled in the west since classical Greek times. De Bono believes that for too many centuries western thinking has been dominated by The Gang of Three – Socrates, Plato and Aristotle. These philosophers created lines of thought based on argument which means that in order to establish a ‘truth’ you have to prove that you are right and someone else is wrong. This kind of thinking is destructive, combative and far too rigid. […] It became clear to him that the human brain is not constructed to think in a negative and positive way at the same time – far better to split up thinking to make optimum use of each separate thought process. […] A recent development has been the theory of the Six Thinking Hats – a simple but practical way of breaking up thought into constituent parts and a technique which is being applied by businesses all over the world. A coloured hat represents a single thought process – white for information gathering; red for feelings and emotions; black for caution, criticisms and risk assesment; yellow for looking at benefits and studying feasibility; green for new ideas and blue for the ‘meta’ hat which manages the whole thinking process.

Essential to this way of thinking is that each participant in a meeting wears the same colour hat at the same time. Thus, everyone will look at potential benefits together – as they will look at the risks. In a traditional meeting, the person proposing an idea faces scrutiny and criticism as others try to test the idea. […] De Bono explains that when you have expensive and highly trained executives, it is a shameful waste of effort. The Six Thinking Hats can reduce managerial meetings considerably. The computer firm, IBM, which has trained its managers in this technique, has cut meeting time by 75 percent.

The Six Hats method takes ego and politics out of the situation. ‘It unbundles thinking,’ says De Bono, giving people the chance to express feelings and ideas which they would normally be unable to express. […] Quality without creativity is a dead end.’ ”

Een aardige variant is een hele oude indiaanse manier van besluitvorming. Al er een besluit moest worden genomen over een heikele situatie kwam de Raad van Wijsheid in een cirkel bijeen. Stelling in tegenwoordige op deze methode gebaseerde seminars is dat in het reguliere bedrijfsleven angst en antagonisme de besluitvorming bepalen. Dit heeft op zijn best eenzijdige besluiten tot gevolg, maar kan ook leiden tot slechte besluiten en daardoor kwaad bloed zetten.

Besluitvorming volgens het indiaanse concept gaat als volgt.
De betrokkenen gaan rond een cirkel zitten die is opgedeeld in acht punten, die stuk voor stuk een bepaalde invalshoek vertegenwoordigen. Deze invalshoeken zijn: Creativiteit, Waardering, Macht, Doelstelling, Balans, Timing, Actie en Integriteit. De betrokken personen worden in acht groepen opgedeeld en iedere groep moet de vraagstelling die voor hen ligt beantwoorden vanuit de optiek die zij in die cirkel vertegenwoordigen.

De bedrijfsjurist bijvoorbeeld, die tevens Balans vertegenwoordigt, licht niet alleen de juridisch aspecten van een besluit toe, maar weegt ook mee wat de gevolgen zijn voor anderen binnen of buiten het bedrijf.
De marketingmanager die Integriteit vertegenwoordigt, moet alle relevante informatie presenteren, niet alleen de marketingaspecten. Elke invalshoek wordt behandeld zonder debat of weerwoord. Als de laatste spreker gesproken heeft, is niet alleen alle informatie uitvoerig behandeld, maar is het vraagstuk eveneens vanuit alle acht perspectieven bekeken.

In het zeldzame geval dat er dan geen consensus is bereikt, wordt de cirkelprocedure herhaald. Alleen in het uiterste geval wordt een meerderheidsbesluit genomen. Stemmen is hier dus ook uit den boze.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *